BestPromptFor XYZ Prompts voor alles.

Beste prompts voor werkmail

AI-prompts om interne en externe werkmail te beantwoorden in de juiste toon. Kopieerbare sjablonen voor klanten, partners en collega's op kantoor.

Werkmail komt binnen met genummerde vragen en een deadline die niet schuift. Deze prompts maken van de thread een antwoord dat je kunt versturen, of de lezer op je team zit of buiten het bedrijf.

2 prompts

01

AI-prompt om een interne werkmail te beantwoorden

Voor antwoord aan een collega of leidinggevende zonder stijf te klinken of een vraag open te laten.

Handel als een schrijfassistent voor op het werk. Help me antwoorden op deze interne e-mail: [PLAK DE ONTVANGEN E-MAIL] Context: - Mijn rol en relatie met de afzender: [JOUW ROL EN HOE JULLIE ELKAAR KENNEN] - Wat het antwoord moet bereiken: [JOUW DOEL, BIJV. BEVESTIGEN, WEIGEREN, DEADLINE VRAGEN, ESCALEREN] - Gewenste toon: [DIRECT, WARM, FORMEL OF INFORMEEL] - Feiten of grenzen die erin moeten: [DEADLINES, BESLISSINGEN, NAMEN, CIJFERS OF LIMITS] - Wat weglaten: [ONDERWERPEN VERMIJDEN OF DETAILS NOG NIET DEELBAAR] Geef: 1. Een onderwerpregel als die nodig is (anders "Re: [origineel onderwerp]") 2. Een concept dat ik zo kan versturen of licht kan aanpassen 3. Een kortere versie als het concept te lang wordt 4. Wat ik met de afzender moet checken voordat ik verstuur Schrijf als een competente collega: duidelijk, concreet, zonder opvulling. Eenvoudige taal. Match de formaliteit van de ontvangen mail, tenzij [GEWENSTE TOON] anders aangeeft.

Zo gebruik je het

  1. Plak de hele thread als het laatste bericht alleen te weinig context geeft.
  2. Zet je echte deadline of beslissing in [FEITEN OF GRENSEN]. Vage antwoorden komen vaak door vage input.
  3. Antwoord je je leidinggevende, vul [JOUW ROL EN HOE JULLIE ELKAAR KENNEN] in zodat het concept de hiërarchie respecteert.

Tips

  • Stelt de mail meerdere vragen, zet elk antwoord op een eigen regel zodat niets mist.
  • Bij gevoelige onderwerpen zet [WAT WEGLATEN] op "noem [X] niet tot we goedkeuring hebben."

Voorbeeldoutput

Onderwerp: Re: Personeelsplanning Q2

Hoi Lisa,

bedankt voor het doorsturen. Ik kan me committeren aan de drie rollen in je concept. Tot vrijdag heb ik nodig om met recruitment de startdata af te stemmen.

Ik laat het weten zodra ik data van hen heb.

Groet,
[JOUW NAAM]

Kortere versie:
"Bedankt Lisa. Ik commit me aan de drie rollen. Startdata stem ik af met recruitment voor vrijdag."

Checken voor verzenden:
- Of recruitment al op de hoogte is van deze rollen
02

AI-prompt om een externe werkmail te beantwoorden

Voor klant- of partnermail met u-vorm en zonder beloftes buiten goedgekeurde feiten.

Handel als een professionele zakelijke schrijver. Help me antwoorden op deze externe e-mail: [PLAK DE ONTVANGEN E-MAIL] Context: - Wie de afzender is: [KLANT, PROSPECT, LEVERANCIER, PARTNER OF ANDERS] - Mijn rol en bedrijf: [JOUW FUNCTIE EN BEDRIJFSNAAM] - Wat het antwoord moet bereiken: [JOUW DOEL, BIJV. VRAGEN BEANTWOORDEN, VERWACHTINGEN SETTEN, WEIGEREN, OPVOLGEN] - Merkstem: [FORMEEL, VRIENDELIJK, TECHNISCH OF IN HUN TOON] - Feiten die ik mag delen: [PRIJZEN, TIJDLIJNEN, SCOPE, VOLGENDE STAPPEN OF GOEDGEKEURDE BOODSCHAPPEN] - Wat ik nog niet mag delen: [NOG NIET GOEDGEKEURDE DETAILS, INTERNE ZAKEN OF CONCURRENTIE-INFO] Geef: 1. Een onderwerpregel als die nodig is (anders "Re: [origineel onderwerp]") 2. Een concept dat klaar is na een snelle check 3. Een één-zins samenvatting van wat het antwoord toezegt (om te vergelijken met [FEITEN DIE IK MAG DELEN]) 4. Een voorgestelde volgende stap voor de relatie, indien van toepassing Schrijf voor een externe lezer: geen intern jargon, geen aannames over onze organogram, geen beloftes buiten wat in [FEITEN DIE IK MAG DELEN] staat. Standaard u en uw, tenzij [MERKSTEM] of de mail van de afzender je/toon suggereert. Beleefd en direct.

Zo gebruik je het

  1. Plak het volledige bericht van de afzender, inclusief genummerde vragen, zodat elk antwoord erin zit.
  2. Zet goedgekeurde cijfers en data in [FEITEN DIE IK MAG DELEN]. Het model verzint geen voorwaarden die je niet geeft.
  3. Bij een klacht zet [JOUW DOEL] op "klacht erkennen, kort uitleggen wat we doen, en een volgende stap voorstellen."

Tips

  • Bij prospects voeg in [WAT IK NOG NIET MAG DELEN] toe dat je [PRODUCTFEATURE] niet noemt tot de launch.
  • Bij leveranciers zet je inkoop- of juridische grenzen in [FEITEN DIE IK MAG DELEN] zodat het antwoord klopt.

Voorbeeldoutput

Onderwerp: Re: Tijdlijn implementatie

Beste Emma,

bedankt voor uw vragen over het rollout-schema.

We kunnen starten met onboarding in de week van 10 maart, mits we vóór 28 februari getekende documenten ontvangen. Training duurt twee weken. Uw team heeft in die periode toegang tot de supportdesk.

Na ondertekening stuur ik een agenda-uitnodiging voor een kick-off call. Als 10 maart niet meer past, laat u ons alternatieve data weten en wij passen aan.

Met vriendelijke groet,
[JOUW NAAM]
[JOUW FUNCTIE]
[BEDRIJFSNAAM]

Toezegging in één zin: Onboarding vanaf 10 maart als documenten vóór 28 feb. binnen zijn. Kick-off na ondertekening.

Voorgestelde volgende stap: Contract ter ondertekening sturen en twee momenten voor de kick-off voorstellen.

Gerelateerde collecties