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Beste Prompts für Arbeits-E-Mails

KI-Prompts zum Beantworten interner und externer Arbeits-E-Mails im passenden Ton. Kopierfertige Vorlagen für Kunden, Partner und Kollegen im Büro.

Eine Arbeits-E-Mail landet mit nummerierten Fragen und einer Frist, die nicht verschiebbar ist. Diese Prompts machen aus dem Thread eine Antwort, die du senden kannst, egal ob der Empfänger im Team sitzt oder außerhalb der Firma.

2 Prompts

01

KI-Prompt zum Beantworten einer internen Arbeits-E-Mail

Für Antworten an Kollegen oder Vorgesetzte, ohne steif zu klingen oder eine Frage offen zu lassen.

Agiere als Assistent für Formulierungen am Arbeitsplatz. Hilf mir, auf diese interne E-Mail zu antworten: [E-MAIL HIER EINFÜGEN] Kontext: - Meine Rolle und Beziehung zum Absender: [DEINE ROLLE UND WIE IHR EUCH KENNT] - Was die Antwort erreichen soll: [DEIN ZIEL, Z. B. BESTÄTIGEN, ABLEHNEN, FRIST ERFRAGEN, ESKALIEREN] - Gewünschter Ton: [DIREKT, FREUNDLICH, FORMELL ODER LOCKER] - Fakten oder Grenzen, die rein müssen: [FRISTEN, ENTSCHEIDUNGEN, NAMEN, ZAHLEN ODER LIMITS] - Was weglassen: [THEMEN MEIDEN ODER DETAILS, DIE NOCH NICHT TEILBAR SIND] Liefere: 1. Eine Betreffzeile, falls nötig (sonst „Aw: [ursprünglicher Betreff]“) 2. Einen Entwurf, den ich so senden oder leicht anpassen kann 3. Eine kürzere Version, falls der Entwurf zu lang wird 4. Was ich vor dem Absenden noch mit dem Absender klären sollte Schreibe wie ein kompetenter Kollege: klar, konkret, ohne Füllwörter. Einfache Sprache. Passe die Formalität an die empfangene Mail an, sofern [GEWÜNSCHTER TON] nichts anderes vorgibt.

So nutzt du den Prompt

  1. Füge den ganzen Thread ein, wenn die letzte Nachricht allein zu wenig Kontext liefert.
  2. Trage echte Fristen oder Entscheidungen in [FAKTEN ODER GRENZEN] ein. Vage Antworten kommen oft von vagen Angaben.
  3. Antwortest du deinem Vorgesetzten, setze [DEINE ROLLE UND WIE IHR EUCH KENNT], damit der Entwurf die Hierarchie berücksichtigt.

Tipps

  • Enthält die Mail mehrere Fragen, beantworte jede in einer eigenen Zeile, damit nichts fehlt.
  • Bei sensiblen Themen setze [WAS WEGlassen] auf „[X] nicht erwähnen, bis die Freigabe da ist.“

Beispielausgabe

Betreff: Aw: Personalplan Q2

Hallo Anna,

danke für die Unterlagen. Ich kann mich auf die drei Stellen in deinem Entwurf festlegen. Bis Freitag brauche ich noch, um mit Recruiting die Starttermine abzustimmen.

Ich melde mich, sobald ich Termine von der Abteilung habe.

Viele Grüße
[DEIN NAME]

Kürzere Version:
„Danke, Anna. Ich kann mich auf die drei Stellen festlegen. Starttermine kläre ich bis Freitag mit Recruiting.“

Vor dem Absenden klären:
- Ob Recruiting zu diesen Stellen schon informiert wurde
02

KI-Prompt zum Beantworten einer externen Arbeits-E-Mail

Für Kunden- oder Partner-Mails mit Sie-Form und ohne Zusagen über freigegebene Fakten hinaus.

Agiere als professioneller Business-Texter. Hilf mir, auf diese externe E-Mail zu antworten: [E-MAIL HIER EINFÜGEN] Kontext: - Wer absendet: [KUNDE, INTERESSENT, LIEFERANT, PARTNER ODER ANDERES] - Meine Rolle und Firma: [DEIN TITEL UND FIRMENNAME] - Was die Antwort erreichen soll: [DEIN ZIEL, Z. B. FRAGEN BEANTWORTEN, ERWARTUNGEN SETZEN, ABLEHNEN, NACHFASSEN] - Markenstimme: [FORMELL, FREUNDLICH, TECHNISCH ODER AN DEREN TON ANGELEHNT] - Fakten, die ich nennen darf: [PREISE, ZEITPLÄNE, UMFANG, NÄCHSTE SCHRITTE ODER FREIGEGEBENE ARGUMENTE] - Was ich noch nicht teilen darf: [UNFREIGEGEBENE DETAILS, INTERNE THEMEN ODER WETTBEWERBSINFOS] Liefere: 1. Eine Betreffzeile, falls nötig (sonst „Aw: [ursprünglicher Betreff]“) 2. Einen Entwurf, den ich nach kurzem Durchlesen senden kann 3. Eine Ein-Satz-Zusammenfassung der Zusagen (zum Abgleich mit [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF]) 4. Einen vorgeschlagenen nächsten Schritt für die Beziehung, falls sinnvoll Schreibe für externe Leser: kein internes Jargon, keine Annahme, dass sie unsere Organisation kennen, keine Zusagen über das hinaus, was in [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF] steht. Standardmäßig Sie-Form, außer [MARKENSTIMME] oder die Mail des Absenders legen Du nahe. Höflich und direkt.

So nutzt du den Prompt

  1. Füge die vollständige Nachricht des Absenders ein, inklusive nummerierter Fragen, damit jede beantwortet wird.
  2. Liste freigegebene Zahlen und Termine in [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF]. Das Modell erfindet keine Konditionen, die du nicht nennst.
  3. Bei Beschwerden setze [DEIN ZIEL] auf „Reklamation anerkennen, kurz erklären, was wir tun, und einen nächsten Schritt vorschlagen.“

Tipps

  • Bei Interessenten trage in [WAS ICH NOCH NICHT TEILEN DARF] ein, [PRODUKTFUNKTION] bis zum Launch nicht zu erwähnen.
  • Bei Lieferanten-E-Mails Beschaffungs- oder Rechtsvorgaben in [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF] eintragen, damit die Antwort stimmt.

Beispielausgabe

Betreff: Aw: Zeitplan für die Einführung

Guten Tag Julian,

vielen Dank für Ihre Fragen zum Rollout-Zeitplan.

Wir können mit dem Onboarding in der Woche vom 10. März starten, sofern uns bis zum 28. Februar die unterschriebenen Unterlagen vorliegen. Die Schulungen dauern zwei Wochen. Ihr Team hat in dieser Zeit Zugang zum Support-Desk.

Nach Vertragsunterzeichnung sende ich eine Kalendereinladung für ein Kick-off-Gespräch. Falls der 10. März bei Ihnen nicht passt, nennen Sie bitte alternative Termine.

Mit freundlichen Grüßen
[DEIN NAME]
[DEIN TITEL]
[FIRMENNAME]

Zusagen in einem Satz: Onboarding ab 10. März, wenn Unterlagen bis 28. Feb. da sind. Kick-off nach Unterzeichnung.

Nächster Schritt: Vertrag zur Unterschrift senden und zwei Termine für das Kick-off vorschlagen.

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