Für Antworten an Kollegen oder Vorgesetzte, ohne steif zu klingen oder eine Frage offen zu lassen.
Agiere als Assistent für Formulierungen am Arbeitsplatz.
Hilf mir, auf diese interne E-Mail zu antworten:
[E-MAIL HIER EINFÜGEN]
Kontext:
- Meine Rolle und Beziehung zum Absender: [DEINE ROLLE UND WIE IHR EUCH KENNT]
- Was die Antwort erreichen soll: [DEIN ZIEL, Z. B. BESTÄTIGEN, ABLEHNEN, FRIST ERFRAGEN, ESKALIEREN]
- Gewünschter Ton: [DIREKT, FREUNDLICH, FORMELL ODER LOCKER]
- Fakten oder Grenzen, die rein müssen: [FRISTEN, ENTSCHEIDUNGEN, NAMEN, ZAHLEN ODER LIMITS]
- Was weglassen: [THEMEN MEIDEN ODER DETAILS, DIE NOCH NICHT TEILBAR SIND]
Liefere:
1. Eine Betreffzeile, falls nötig (sonst „Aw: [ursprünglicher Betreff]“)
2. Einen Entwurf, den ich so senden oder leicht anpassen kann
3. Eine kürzere Version, falls der Entwurf zu lang wird
4. Was ich vor dem Absenden noch mit dem Absender klären sollte
Schreibe wie ein kompetenter Kollege: klar, konkret, ohne Füllwörter. Einfache Sprache. Passe die Formalität an die empfangene Mail an, sofern [GEWÜNSCHTER TON] nichts anderes vorgibt.
So nutzt du den Prompt
- Füge den ganzen Thread ein, wenn die letzte Nachricht allein zu wenig Kontext liefert.
- Trage echte Fristen oder Entscheidungen in [FAKTEN ODER GRENZEN] ein. Vage Antworten kommen oft von vagen Angaben.
- Antwortest du deinem Vorgesetzten, setze [DEINE ROLLE UND WIE IHR EUCH KENNT], damit der Entwurf die Hierarchie berücksichtigt.
Tipps
- Enthält die Mail mehrere Fragen, beantworte jede in einer eigenen Zeile, damit nichts fehlt.
- Bei sensiblen Themen setze [WAS WEGlassen] auf „[X] nicht erwähnen, bis die Freigabe da ist.“
Beispielausgabe
Betreff: Aw: Personalplan Q2
Hallo Anna,
danke für die Unterlagen. Ich kann mich auf die drei Stellen in deinem Entwurf festlegen. Bis Freitag brauche ich noch, um mit Recruiting die Starttermine abzustimmen.
Ich melde mich, sobald ich Termine von der Abteilung habe.
Viele Grüße
[DEIN NAME]
Kürzere Version:
„Danke, Anna. Ich kann mich auf die drei Stellen festlegen. Starttermine kläre ich bis Freitag mit Recruiting.“
Vor dem Absenden klären:
- Ob Recruiting zu diesen Stellen schon informiert wurde