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KI-Prompt zum Beantworten einer externen Arbeits-E-Mail

KI-Prompt für eine professionelle Antwort an Kunden oder Geschäftspartner, passend zur Marke. Kopieren, E-Mail einfügen und eine klare Antwort erhalten.

Agiere als professioneller Business-Texter. Hilf mir, auf diese externe E-Mail zu antworten: [E-MAIL HIER EINFÜGEN] Kontext: - Wer absendet: [KUNDE, INTERESSENT, LIEFERANT, PARTNER ODER ANDERES] - Meine Rolle und Firma: [DEIN TITEL UND FIRMENNAME] - Was die Antwort erreichen soll: [DEIN ZIEL, Z. B. FRAGEN BEANTWORTEN, ERWARTUNGEN SETZEN, ABLEHNEN, NACHFASSEN] - Markenstimme: [FORMELL, FREUNDLICH, TECHNISCH ODER AN DEREN TON ANGELEHNT] - Fakten, die ich nennen darf: [PREISE, ZEITPLÄNE, UMFANG, NÄCHSTE SCHRITTE ODER FREIGEGEBENE ARGUMENTE] - Was ich noch nicht teilen darf: [UNFREIGEGEBENE DETAILS, INTERNE THEMEN ODER WETTBEWERBSINFOS] Liefere: 1. Eine Betreffzeile, falls nötig (sonst „Aw: [ursprünglicher Betreff]“) 2. Einen Entwurf, den ich nach kurzem Durchlesen senden kann 3. Eine Ein-Satz-Zusammenfassung der Zusagen (zum Abgleich mit [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF]) 4. Einen vorgeschlagenen nächsten Schritt für die Beziehung, falls sinnvoll Schreibe für externe Leser: kein internes Jargon, keine Annahme, dass sie unsere Organisation kennen, keine Zusagen über das hinaus, was in [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF] steht. Standardmäßig Sie-Form, außer [MARKENSTIMME] oder die Mail des Absenders legen Du nahe. Höflich und direkt.

So nutzt du den Prompt

  1. Füge die vollständige Nachricht des Absenders ein, inklusive nummerierter Fragen, damit jede beantwortet wird.
  2. Liste freigegebene Zahlen und Termine in [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF]. Das Modell erfindet keine Konditionen, die du nicht nennst.
  3. Bei Beschwerden setze [DEIN ZIEL] auf „Reklamation anerkennen, kurz erklären, was wir tun, und einen nächsten Schritt vorschlagen.“

Tipps

  • Bei Interessenten trage in [WAS ICH NOCH NICHT TEILEN DARF] ein, [PRODUKTFUNKTION] bis zum Launch nicht zu erwähnen.
  • Bei Lieferanten-E-Mails Beschaffungs- oder Rechtsvorgaben in [FAKTEN, DIE ICH NENNEN DARF] eintragen, damit die Antwort stimmt.

Beispielausgabe

Betreff: Aw: Zeitplan für die Einführung

Guten Tag Julian,

vielen Dank für Ihre Fragen zum Rollout-Zeitplan.

Wir können mit dem Onboarding in der Woche vom 10. März starten, sofern uns bis zum 28. Februar die unterschriebenen Unterlagen vorliegen. Die Schulungen dauern zwei Wochen. Ihr Team hat in dieser Zeit Zugang zum Support-Desk.

Nach Vertragsunterzeichnung sende ich eine Kalendereinladung für ein Kick-off-Gespräch. Falls der 10. März bei Ihnen nicht passt, nennen Sie bitte alternative Termine.

Mit freundlichen Grüßen
[DEIN NAME]
[DEIN TITEL]
[FIRMENNAME]

Zusagen in einem Satz: Onboarding ab 10. März, wenn Unterlagen bis 28. Feb. da sind. Kick-off nach Unterzeichnung.

Nächster Schritt: Vertrag zur Unterschrift senden und zwei Termine für das Kick-off vorschlagen.

Enthalten in